Welche Software hilft Ihnen bei der Firmengründung?

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Gerade wenn die eigene Firma noch in den Kinderschuhen steckt, laufen viele Geschäftsprozesse noch sehr zäh und langsam ab. Junge Start-ups haben meist eine gute Idee, die sie mit viel Einsatz und Zeitaufwand weiterentwickeln. Dennoch fallen bei der Führung eines Unternehmens viele weitere Aufgaben an – exemplarisch sei hier die Buchhaltung genannt. Sämtliche oder einen überwiegenden Teil der Verwaltungsaufgaben an einen fachlich ausgebildeten Experten auszulagern, würde (zu) viel Geld kosten. Wesentlich günstiger ist es für Sie, wenn Sie Computerprogramme nutzen. Doch welche Anwendungen helfen Start-ups wirklich?

Wie Sie mit einer Software Ihre Buchhaltung koordinieren

Eine exakte Buchhaltung ist gesetzlich verpflichtend, weshalb sie eine besondere Stellung bei den Unternehmensaufgaben einnimmt. Softwareanbieter haben auf die hohe Nachfrage reagiert, weshalb viele Buchhaltungsprogramme auf dem Markt zu finden sind. Bei der Entscheidung für einen bestimmten Hersteller sollten Sie zuerst prüfen, ob die Software alle Funktionen enthält, die Sie für Ihren Betrieb benötigen. Interessant sind dabei vor allem die Funktionen, die über das Standardrepertoire hinausgehen.

Die Buchhaltungssoftware des Herstellers Lexware verfügt etwa über eine DATEV- und eine ELSTER-Schnittstelle, mit der Sie Ihre Daten mit wenigen Klicks an das zuständige Finanzamt weiterleiten können. Ist das Funktionsportfolio ausreichend, sollte Sie noch auf eine benutzerfreundliche Oberfläche achten. Bei den meisten Softwares ist eine kostenlose Testphase möglich. Nutzen Sie diese – schließlich werden Sie tagtäglich und im Idealfall über einen längeren Zeitraum mit der Anwendung arbeiten.

Mit einem Computerprogramm gestalten Sie Ihre Buchhaltung nicht nur übersichtlicher. Sie sparen sich zudem eine Menge Zeit, wenn sich mit Ihrer Software zum Beispiel Lieferscheine und Rechnungen automatisch erstellen lassen. Je mehr Aufgaben eine Software im Bereich der Buchhaltung automatisiert übernimmt, desto mehr Zeit und somit Geld sparen Sie sich. Sinnvoll können auch Vorlagen sein, die Sie sich herunterladen, ohne dass Sie eine spezielle Software nutzen müssen. Sie können etwa eine herunterladbare Word-Vorlage für Rechnungen nutzen und sie entsprechend überarbeiten, damit Sie zu Ihrem Unternehmen passt.

Lohnt sich für Sie ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem (WWS oder WaWi) ist eine Software, mit der sich die Bereiche Lager, Logistik, Wareneinkauf und -verkauf managen lassen. Sie lohnen sich vor allem für Betriebe, die mit Waren handeln oder sie für die Produktion benötigen. Ein WWS ist eher weniger notwendig für Unternehmen, die vor allem Dienstleistungen anbieten und dabei keine oder nur wenige materielle Güter verwalten müssen.

Microsoft Office als Alternative für Business-Softwares?

Für wenig komplexe organisatorische Aufgaben können Sie das Tabellenkalkulationsprogramm Excel problemlos verwenden. Verweise auf andere Tabellen sind dabei möglich und die Handhabung ist relativ unkompliziert. Excel ist jedoch eher ungeeignet, wenn sehr große Datenmengen in einer Datei gespeichert werden oder wenn zu viele Mitarbeiter auf dieselbe Tabelle zugreifen.

Microsoft selbst stellt zahlreiche Vorlagen für die Microsoft-Office-Anwendungen Word, Excel und Powerpoint zur Verfügung. Verwenden Sie diese, können Sie sich die Zeit für eine manuelle Erstellung sparen.

Outlook verfügt über weitere nützliche Funktionen. Neben der Verwaltung von E-Mails lassen sich Kontaktdaten anlegen und abrufen. Mit dem integrierten Kalender können Sie Termine digital verwalten.

Setzen Sie auf nur wenige Hersteller

Da sich Ihr Unternehmen noch in der Wachstumsphase befindet, sollten Sie immer an eine mögliche Expansion denken. Wenn mehrere Software-Entwickler infrage kommen, sollten Sie sich idealerweise für den entscheiden, der viele für Sie relevante Softwarelösungen bereithält. Um eine gute Kompatibilität zwischen den Anwendungen zu ermöglichen, sollten Sie darauf achten, dass viele Ihrer Softwareprogramme vom gleichen Hersteller kommen.

Nutzen Sie beispielsweise ein ERP-System, lassen sich alle Abläufe in Ihrem Unternehmen zentral in einem Programm effizient steuern und planen. Die Firmendaten werden dabei zentral gespeichert und können von allen befugten Abteilungen abgerufen werden, was die Kommunikationsstruktur in Ihrem Unternehmen deutlich verbessert.

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